PRIVACYBELEID

Dit beleid beschrijft hoe Gerluka uw informatie verzamelt, gebruikt en beschermt. We wegen de duidelijkheid en leesbaarheid zwaarder dan verborgen juridische taal. Als u iets niet begrijpt, stuur ons dan een bericht en we kunnen het in eenvoudige termen uitleggen. Door naar onze site te gaan, een sessie te kiezen of als lid te registreren, geeft u ons een beperkte hoeveelheid persoonlijke informatie. We nemen dit serieus en streven er alleen naar uw gegevens te beheren zoals wij zelf ook beheerd willen worden.

Wie Wij Zijn

Gerluka is een club die online en offline bordspellen sessies organiseert, thematische evenementen en lidmaatschapsgebaseerde toegang tot de Verschillende Tafelspellen (VTT). We hebben een fysieke club en een website die wordt gebruikt voor reserveringen, schema’s en communicatie met leden.
Gerluka is de verantwoordelijke voor de persoonlijke gegevens die we verzamelen via deze website en via uw interacties met de club.

Informatie Die We Verzamelen

We verzamelen alleen wat we nodig hebben om de club effectief te runnen en contact met u te houden. De gegevens die we verkrijgen vallen meestal binnen een paar categorieën.

Informatie die u direct verstrekt:

Uw naam wanneer u een reservering maakt voor een stoel of zich registreert voor lidmaatschap
E-mail: E-mailadres, Telefoonnummer
Wat zijn de details van het lidmaatschapspakket en bezoekgeschiedenis
Optionele voorkeuren die u ons vertelt — favoriete spellen, dieetwensen voor evenementen, toegankelijkheidseisen
Berichten die u mij stuurt via mijn contactformulier of per e-mail

Technische Gegevens: Dit omvat informatie die we automatisch verzamelen over uw gebruik van de website;
Browser type en versie

Apparaat type en besturingssysteem
Brede locatie op basis van IP-adres (stad of regionaal niveau, niet straatadres)
Pagina’s die u bezoekt en de tijd die u erop doorbrengt
Verwijswebsite (als u van een link kwam)

Informatie van derden:

E-mailbevestigingen van ons boekingssysteem
Betalingsbevestigingen met onze betalingsprovider (we hebben nooit of slaan volledige kaartgegevens op)
Als u een kind onder de 16 jaar bent, verzamelen we uw gegevens niet opzettelijk. Als u een ouder of voogd bent en u bent zich ervan bewust dat uw minderjarige ons persoonlijke gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op.

Hoe We Uw Informatie Gebruiken

U gebruikt het voor praktische clubdoeleinden. Specifiek gebruiken we het om:

Uw Bezoekpakketten te beheren en uw boekingen te verwerken
Reserveringen te bevestigen en herinneringen voor sessies te sturen
Verder lezen: Uw lidmaatschapsstatus bijhouden
CA zal uw vragen, verzoeken en feedback beantwoorden
De website verfijnen op basis van hoe bezoekers DE WEBSITE ECHT gebruiken
U informeren over evenementen waarvoor u zich heeft aangemeld.
Alleen als u zich heeft aangemeld, af en toe herinneringen over de club sturen
Misbruik van onze systemen voorkomen en het op een basisniveau veilig houden

We verwerken uw gegevens niet via geautomatiseerde besluitvorming en profilering die een juridische of vergelijkbaar significante impact op u kan hebben zonder uw kennis.

Juridische Basis voor Verwerking

We vertrouwen op de volgende gronden voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

Contract — als we uw gegevens nodig hebben om uw dienst of lidmaatschap te bieden
Legitiem belang — voor kernanalyses, beveiliging en functionaliteit
Toestemming — voor algemene communicatie, marketing-e-mails en cookies die niet vereist zijn
Wettelijke vereiste – als we verplicht zijn uw gegevens te bewaren (bijvoorbeeld minimale financiële informatie die nodig is om een betaling te doen)

U kunt op elk moment uw toestemming intrekken, maar dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die tot dat moment heeft plaatsgevonden.

Cookies en Website Tracking

Onze website gebruikt cookies om ervoor te zorgen dat deze goed werkt en om te begrijpen hoe deze wordt gebruikt. Voor een volledige uitleg, zie onze Cookie-informatiepagina; maar de korte versie is:

Essentiële cookies stellen u in staat om actief te blijven, de site werkt met deze
Functionele cookies onthouden uw keuzes van uw laatste bezoek.
Statistiekcookies stellen ons in staat om de manier waarop gebruikers tussen pagina’s navigeren te analyseren, en zo de site te verbeteren door anonieme gebruiksgegevens te verzamelen.
Marketingcookies zijn volledig optioneel en hebben uw toestemming nodig om te worden geplaatst.

U bent vrij om uw cookievoorkeuren op elk moment te wijzigen in de cookie-instellingen op onze site of rechtstreeks vanuit uw browserinstellingen.

Hoe Lang We Uw Gegevens Bewaren

We bewaren informatie niet langer dan absoluut noodzakelijk. De bewaartermijn wordt bepaald door de aard van de gegevens en het doel van de verzameling.
Een actief lidrecord wordt onderhouden zolang u een actief lid bent en voor een korte tijd daarna om mensen de kans te geven om terug te keren.
Club operationele details worden doorgaans tot 24 maanden bewaard (verzamelen van boekings-/bezoekgeschiedenis).
Financiële gegevens worden bewaard zolang als nodig is om te voldoen aan de lokale boekhoud- en belastingwetgeving.
Berichten die via de contactformulieren zijn verzonden, worden alleen zo lang bewaard als nodig is om uw aanvraag te verwerken, daarna kort gearchiveerd voor vervolgdoeleinden.
Website-analysegegevens worden geaggregeerd en geanonimiseerd.
Gegevens die niet langer voor een doel werken, zijn gewist of grondig geanonimiseerd.

Uw Rechten als Bezoeker

U heeft echte rechten met betrekking tot uw Persoonlijke Informatie die wij over u bijhouden. Deze omvatten:

Het recht op toegang – vraag om een kopie van alle gegevens die we over u hebben
Recht op correctie — Vraag ons om alles te rectificeren waarvan u denkt dat het onjuist of onvolledig is
Recht op verwijdering — vraag dat we uw informatie verwijderen als u deze niet meer nodig heeft
Recht op beperking van verwerking — als u wilt dat we stoppen met het gebruik van uw informatie in bepaalde situaties
Het recht op gegevensoverdraagbaarheid — het recht om uw gegevens op een overdraagbare manier te krijgen
Het recht om bezwaar te maken — weigering van bepaalde soorten verwerking, inclusief marketing
Recht om toestemming in te trekken — op elk moment en voor welke basis dan ook die op toestemming is gebaseerd
Het recht om te klagen — bij uw lokale autoriteit voor gegevensbescherming als u denkt dat er iets mis is gegaan

We streven ernaar om binnen een maand op elk verzoek met betrekking tot rechten te reageren. Het uitoefenen van deze rechten is gratis en u wordt niet gevraagd waarom u dit vraagt.

Hoe We Uw Gegevens Beschermen

Dit is onze taak en we zijn beveiligingsgericht — beveiliging is niet optioneel. De maatregelen die we nemen zijn onder andere:

Gegevens opslaan op veilige locaties waar alleen u toegang toe heeft.
Toegang beperken voor coördinatoren intern die het daadwerkelijk nodig hebben
Alle verbindingen versleutelen (HTTPS) door de hele website
Geen volledige betalingskaartgegevens in onze eigen systemen opslaan
Beoordelen wat we hebben en het onnodige elimineren
U moet software en tools up-to-date houden met de huidige beveiligingspatches.

Hoewel geen enkel systeem ooit 100% beschermd zal zijn, doen we ons best om risico’s te minimaliseren en snel te reageren in het geval er iets gebeurt. In het onwaarschijnlijke geval dat onze systemen worden geschonden en uw gegevens in gevaar komen, zullen we u en de juiste autoriteiten informeren in overeenstemming met de wet.